A todos nos ha pasado: estamos trabajando en una tarea urgente, solo para recibir un mensaje que nos advierte de ese informe mensual importantísimo que debe hacerse ya mismo. De repente, estamos haciendo malabares para tratar de solucionar cinco urgencias al mismo tiempo, sin una forma clara de priorizarlas y con una duda en nuestra cabeza: si todas las tareas son urgentes, ¿cuáles atenderemos primero?
Precisamente para resolver esta duda se creó la Matriz Eisenhower, una herramienta de planificación nombrada en honor al ex presidente de EE.UU. y general de la Segunda Guerra Mundial, Dwight Eisenhower. A él se le atribuye haber dicho, durante un discurso en 1954: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Por esto también es conocida como la matriz urgente-importante, pues su principal propósito y utilidad es ayudar a priorizar tareas entre más y menos urgentes e importantes. Pero aunque así se la llame, su verdadero autor es Stephen Covey, quien se inspiró en las palabras de Eisenhower para crear este método de priorización de tareas, tal como lo cuenta en su libro ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’.
¿Lo urgente no es importante?
El primer paso para utilizar la matriz de organización es entender la diferencia entre urgente e importante y, para esto, puede servir pensar en ‘reacción’ y en ‘proactividad’. Aunque parezcan similares, no son sinónimos, pues la urgencia implica un límite de tiempo corto.
“Urgente significa que se necesita una atención inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros”, explica Covey. Por ejemplo, atender el llanto de un bebé es una tarea urgente para los padres, lo que supone que deben interrumpir lo que están haciendo para atender esta situación.
“Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices. Y suelen ser agradables, fáciles, divertidas. ¡Pero con la misma frecuencia carecen de importancia!”, añade.
Por supuesto, el llanto de un bebé no carece de importancia, pero Covey se refiere al sentido de urgencia que puede tener el timbre del teléfono o el sonido de una notificación de chat, que nos urge a responder lo más pronto posible.
Por otro lado, lo importante está relacionado con los resultados, no con el tiempo. “Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad”. Por ejemplo, establecer una base de datos o hacer planificaciones de proyectos.
Así, ante las tareas urgentes reaccionamos, mientras que para las cuestiones importantes, pero no urgentes, necesitamos iniciativa y proactividad. Ante la urgencia debemos actuar para resolver la situación o no dejar pasar una oportunidad. Pero “si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente”.
¿Cómo funciona?
Con esta diferencia clara, la matriz Eisenhower cobra más sentido. Su funcionamiento es muy sencillo: imagina o dibuja cuatro bloques en los que pondrás las tareas que debes realizar según su urgencia e importancia. Así, las tareas urgentes e importantes irán en el primer “cajón” o cuadrante. Las importantes pero no urgentes, en un segundo cuadrante. Las urgentes, pero no importantes irán en un tercer cajón; y aquellas que no sean ni urgentes ni importantes, estarán en un último cajón.
Imagen tomada de eisenhower.me
Primer cuadrante:
Este es el cajón con el que más nos relacionamos, pues solemos ubicar muchas tareas aquí por defecto. Lo urgente e importante debe hacerse de inmediato o sus consecuencias serán graves. Una crisis, proyectos cuya fecha se vence pronto o comer son ejemplos de esto. Pero ubicar todas las tareas en este cuadrante es contraproducente, pues nos convierte en administradores de crisis y personas orientadas hacia los problemas, que solo trabajan con el deadline de proyectos presionando su trabajo.
Esto es algo que hay que evitar porque, según Covey, es como el oleaje. “Llega un gran problema, nos golpea y nos deja tendidos y confusos. Uno lucha, se pone en pie, y lo único que consigue es quedar frente a otro problema que vuelve a golpearlo y dejarlo tendido”.
Segundo cuadrante:
En este cuadrante se ubican las tareas importantes, pero que no son urgentes. Este tipo de actividades —como ir al gimnasio, un chequeo médico o construir relaciones personales—, se pueden planear y registrar para un futuro en nuestra agenda; no para posponerlas, sino para hacerlas una vez se hayan resuelto las urgencias del primer cuadrante.
Para Covey este “cajón” es el corazón de una administración del tiempo efectiva, pues “trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes. Todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes”, y que nos ayudan a crecer como personas.
Tercer cuadrante:
Un error común es reaccionar ante todo lo urgente como si fuera igual de importante. De acuerdo con Covey, esta urgencia muchas veces se basa en expectativas y prioridades de otras personas.
Por eso, las tareas que deberían ir en este tercer “cajón” usualmente se pueden delegar. Requieren ser resueltos a la mayor brevedad, pero no es necesario que estés involucrado. Por ejemplo, algunas llamadas, reuniones virtuales o correos electrónicos.
Cuarto cuadrante:
Al momento de priorizar utilizando este método, verás que aún quedan algunas tareas sin clasificar. Por supuesto, estas deben ir en este cuadrante, donde van las tareas que no consideramos ni urgentes ni importantes. Pero: ¿Debemos hacer algo que no es importante ni urgente para nosotros? La respuesta es no. En este “cajón” puedes ubicar las actividades como algunos pasatiempos, charlas insustanciales o actividades triviales. Básicamente distracciones.
Aún así, muchas veces las tareas del primer cuadrante son tantas, que las personas terminan respondiendo a urgencias y aliviando el estrés que genera resolver emergencia tras emergencia en las tareas de este cuadrante, es decir: procrastinando.
Por eso, para Covey, “las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables”.
Un par de consejos:
- Para que esta matriz sirva a su propósito, es importante reflexionar bien sobre qué tareas ponemos en qué cuadrante. Sobre todo, cuáles ponemos en las que son urgentes e importantes.
- Trata de limitar las tareas en cada cuadrante a un máximo de 8 o 10. Antes de añadir más, resuelve algunas tareas previas. No se trata de acumular tareas, sino de priorizar.
- Utiliza una misma matriz Eisenhower tanto para tus tareas profesionales como para las personales.
