Me encontré con una frase de Tim Ferris que me gustó mucho: "Focus on being productive instead of being busy", la cuál es completamente cierta. Y es que con todos los avances tecnológicos, la carrera competitiva en la que vivimos y la aceleración de ideas nos han dado una vida llena de información, crecimiento y ocupación. Trabajamos y pensamos 24x7, todo es rápido y urgente, y cada momento nace alguien con mayor preparación y adaptación.
Vivimos ocupados, sin necesidad de estarlo, pensando que el estar actualizado de información, situación y problemas es la vida que debemos llevar y manteniéndonos sin tiempo para disfrutar. Vivimos olvidándonos que la tecnología y democratización de servicios podría ser un aliado y no simples herramientas de demanda.
La idea de ser productivo va más allá de hacer más con menos, trata de lograr ser más en menos, es decir: aprovechar el tiempo que invertimos en trabajar de forma inteligente.
Con esta idea de mantenernos productivos y no ocupados me gustaría compartirles las siguientes recomendaciones:
Usa el calendario y aprende a agendar tus citas, deja de decir sí a todo y enfócate en lo importante, siempre estableciendo tiempos inteligentes como el usar todo un día para citas que valgan la pena. Las videoconferencias también resuelven muchos problemas.
Las herramientas de comunicación son excelentes aliados, pero también somos esclavos de éstas. Busca las idóneas para tu trabajo y evita atraparte en ellas; a veces una cita o llamada resuelven más rápido que una eterna cadena de emails o mensajes (la regla es: más de 4 emails, requiere una llamada). Trata de ir siempre al grano, pero con tacto. Aprende a redactar correos entendibles y sin rodeos, se apreciará.
Respondemos emails en domingo, lunes a las 11 de la noche y martes a las 4 de la mañana. Esto no está del todo mal pues el servicio a veces lo amerita. Pero también hay una forma de evitarlo, y ésta es siendo eficiente en las horas que te programas para trabajar, planear mejor y educar a tus clientes. Los bomberazos siempre van a existir y aún no existe magia concreta que pueda evitarlos, pero sí podemos adelantarnos a éstos.
Existen herramientas en las que escribes y programas correos para que se envíen después, de tal forma que no mal acostumbraras a tus clientes si es que decides estar trabajando un domingo.
Las tan afamadas listas de tareas, que a algunos les sirven y a otros no, siempre serán una herramienta para no olvidar lo importante y pacificar lo urgente. Más cuando las utilizas correctamente y con recordatorios a tiempo. Estructura de mejor forma tus proyectos, divídelos en tareas y ponle tiempos de cumplimiento.
Siempre vamos a contar con 5 minutos que pueden ahorrarnos horas, en esos minutos podemos realizar tareas fáciles como realizar esos pagos que si olvidamos después nos pueden tomar horas en resolver, llamadas fáciles, trámites y más soluciones que podemos hacer desde nuestro teléfono inteligente. Utiliza tu banca móvil, aplicaciones de hoteles y aerolíneas para hacer check-in durante tus viajes, aplicaciones de correo electrónico inteligentes, y más. Vale la pena invertir tiempo en configurar tus servicios que después podrás aplicar con la regla de los 5 minutos. Ejemplos: agregar saldo a la tarjeta de peaje, pagar tus tarjetas, actualizar tu calendario de cumpleaños, enviar unas flores, hacer una compra en línea, comprar boletos de avión, etc.
En ciertas ciudades el tiempo es oro y el tráfico es demasiado. Comparte tu carro, usa apps como Uber o Cabify y deja de manejar y textear al mismo tiempo. Conozco a muchas personas que trabajan mientras van de un lado a otro, lo que les da ventaja evitando tiempos perdidos. Es más caro no disfrutar del tiempo.
Las computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes pueden hacer miles de cosas para ti. Úsalas el tiempo que decidas en el día y después olvídate de ellas, ponte metas y tiempos. Cuando entré a la maestría, por las tardes, tuve que aplicarme y ser efectivo en el tiempo que estaba en la oficina, es decir tengo que hacer en 5 horas lo que antes me tomaba 8 o 10 horas. Simplemente es cuestión de usar el tiempo efectivamente. Es más, justo ahora vengo en un avión escribiendo este artículo mientras el de al lado duerme.
Recuerda que en la vida se te presentarán excelentes oportunidades, tal como a mí la de estudiar y desarrollarme en Collective Academy al mismo tiempo de poder trabajar, viajar y disfrutar de mi familia y amigos. Es ahí cuando debes de enfocarte en hacer más en menos con estrategias de productividad apoyadas en la tecnología y así evitar mantenerte ocupado.


 
Pablo Torres es Gerente de operaciones en Utilirail y alumno de Collective Academy.